Auteur: Britta Lassen

Social Network - pijltjes tussen mannen en vrouwen

Samenwerken op afstand? Zorg voor verbinding

Nu we gedwongen zijn om afstand van elkaar te nemen moeten we op zoek gaan naar nieuwe manier om met elkaar in verbinding te staan. Niet alleen met familie en vrienden, maar ook met collega’ s. Online vergaderen is de norm geworden. Dat kan prima, als er aan een belangrijke voorwaarde wordt voldaan: verbinding. Niet alleen de verbinding die het technisch mogelijk maakt om met elkaar te blijven werken. Maar ook: elkaar steunen en ruimte geven aan emoties in deze bijzondere tijd.

Nu investeren in online verbinding betekent ook offline sterker worden als team

Teamleiders die er nu voor kiezen om strak op de inhoud te blijven sturen verliezen uiteindelijk de verbinding met hun team. Online en offline. Want de manier waarop je nu aan relaties bouwt is bepalend voor hoe sterk je staat als team als thuiswerken niet meer nodig is. Als er binnen een team ruimte is om alles wat er speelt te kunnen bespreken komt dat het resultaat ten goede. De kans is groot dat een team zelfs nader tot elkaar komt door deze gezamenlijke ervaring. Daar is wel goed leiderschap voor nodig.

Zonder relatie geen resultaat

Gedwongen thuiswerken is soms lastig. Het is soms best even ongemakkelijk om online met elkaar te communiceren. Voordat je op een goede manier met elkaar aan de slag kunt is het belangrijk dat iedereen de tijd en ruimte krijgt om te wennen aan de nieuwe situatie. Pas als iedereen zich veilig en betrokken voelt kan er goed en prettig worden samengewerkt. Benoem eerst het ongemak, bespreek onzekerheden en uitdagingen en ga dan pas verder met elkaar aan de slag.

Het belang van een goede onderlinge relatie

De laatste twee jaar heb ik scrumteams gecoacht die wereldwijd met elkaar samenwerkten. Wat mij opviel , is hoe belangrijk een gezonde onderlinge relatie is om goed samen te kunnen werken. Op het moment dat vertrouwen ontbrak, nam ook de betrokkenheid af en ontstonden er misverstanden. Hierdoor trokken mensen zich terug en stopte de communicatie. Vanzelfsprekend had dit ook invloed op de resultaten.

Tips om verbinding te krijgen bij het samenwerken op afstand

Met een paar simpele tips maak je werken op afstand een stuk prettiger, makkelijker en relaxter. Uiteindelijk gaat het erom hoe jullie samen betekenis en vorm geven aan deze nieuwe werkelijkheid. Hier een aantal suggesties voor een prettige online werkrelatie:

  • Start de dag met een korte stand-up. Vraag hoe het met iedereen gaat, waar teamleden mee bezig is en waar hulp bij nodig is. Zo besteed je in online meetings aandacht aan hoe iedereen zich voelt en breng in kaart wat de persoonlijke wensen en zorgen zijn van jouw teamleden
  • Vraag naar de omstandigheden waarin teamleden hun werk doen. Zijn er bijvoorbeeld kinderen thuis die onderwezen moeten worden of is er een familielid ziek?
  • Vraag op welke manier jullie elkaar willen steunen
  • Moedig mensen aan om vragen te stellen en met nieuwe ideeën te komen. Geef ruimte voor alle perspectieven.
  • Toon begrip als het even anders loopt dan je gewend bent. Geef mensen de tijd om fouten te maken en ervan te leren.
  • Stimuleer samenhang. Maak het team verantwoordelijk voor elkaars welzijn en welbevinden. Stel vragen als: “ Hoe lossen we dit samen op?
  • Oordeel niet te snel. Het is online soms moeilijker om non-verbaal in te schatten hoe iemand erbij zit. Controleer of jouw aannames kloppen en vat samen wat er is besproken: “ Heb ik het goed begrepen dat jij zegt dat….” is een toverzin.
  • Verwaarloos niet het informele contact tussen teamleden

Organiseer ook informeel contact

Minstens zo belangrijk als formeel contact is informeel contact. Het praatje bij het koffiezetapparaat is net zo waardevol als een vergadering. Collega’s komen in een ontspannen sfeer nader tot elkaar en er is even ruimte voor ontspanning. Informeel contact werkt stressverlagend. Gelukkig zijn er prima oplossingen om ook digitaal even te ontspannen met collega’ s. Wat denk je van:

  • Maak een informele Whatsapp groep aan voor de grappen en grollen die je anders bij het koffieapparaat deelt
  • Bedenk een leuke challenge. Wie verschijnt er het grappigst verkleed op Zoom of plan een casual
  • Lunch digitaal samen. Als je je echte foodies in je team hebt kun je zelfs samen een bepaald recept uitproberen waarin iedereen zij eigen twist geeft
  • Spel online samen een spel. Er zijn zat online mogelijkheden zoals escape rooms of google op online energizers
  • een mottodag zoals complimentendag. Geef minimaal 3 complimenten aan collega’s. Je zult verbaasd zijn hoe dat jullie relatie versterkt
  • Stuur iets leuk op naar een collega bijvoorbeeld een grappige aanzichtkaart
  • Haal de Airfryer uit de schuur en zet de bitterballen maar vast klaar: want een vrijmibo kan natuurlijk ook gewoon via Zoom of Teams worden georganiseerd. Motto: bring your own
  • En vooral, vergeet niet ook nu succesdessen te vieren.Stuur alle collega’s een feestpakket op en vraag ze om zelf de slingers op te hangen.Hoe zorg jij voor online verbinding met je team? Laat het weten in de comments hieronder en inspireer anderen.

Kun je hulp gebruiken bij het online samenwerken met je team of wil je graag even sparren over? Neem gerust contact met me op. Mail naar britta@brittalassen.com 

Blog Leren van fouten is de sleutel tot innovatie - geel spraakballon papiertje met OOPS erop geschreven

Leren van fouten is sleutel tot innovatie

Ik durf te stellen dat er in elk bedrijf dagelijks blunders en fouten worden gemaakt. Helaas probeert men die meestal zo snel mogelijk te verdoezelen. Want o jee, stel dat er iemand achter komt dat de zaken niet op rolletjes lopen. We schamen ons voor gemaakte fouten. Het gevolg is dat ineffectieve werkwijzen steeds herhaald worden. Zonde is dat! Hier leert niemand wat van. In een cultuur waar miststappen afgestraft worden is geen ruimte voor eigen initiatief.

Risico? Te gevaarlijk.
Initiatief nemen? Nee liever niet, stel dat het mis gaat
En zo blijft alles zoals het was.

Met deze houding krijgt innovatie en geen enkele kans. Want juist door te reflecteren op de zaken die misgaan kunnen we leren en een strategie ontwikkelen die wel werkt. Dat weet ook de McGill University. Ze hebben recentelijk hun Failure Report Vision 2020 uitgegeven. Een bericht waarin ze misplaatste intenties, verkeerde aannames en andere bedrijfsfouten openlijk toegeven, delen en vieren. Zonder angst afgestraft te worden door donateurs en andere geldschieters. Zij weten namelijk dat niet leren van je fouten enorm onproductief is. Daarom geloven zij:

“Through Vision 2020 we hope to redefine excellence at McGill—building a culture where creativity thrives and people aren’t afraid to run with big, risky ideas. The world is facing environmental and economic crises of historic proportions—there is no time for timidity. We believe that, as one of the foremost institutions of higher learning on the planet, McGill has not only an opportunity but a responsibility to take the lead in seeking solutions to sustainability challenges. Redefining excellence in this way will involve making room for failure—taking the stigma out of doing it, and making a habit of learning from it.”

Fouten maken, ze vieren en delen is enorm slim. Wie geen fouten durft te maken die gaat ook niet vooruit. Innovatie begint immers met afwijken van het bekende pad en stappen zetten richting het onbekende. En dat zonder dubbele boden en vangnet. Daarvoor is lef nodig en vertrouwen. Vertrouwen om open te staan voor wat we nog niet weten, moed en ruimte om te experimenteren en lef om te durven falen en daar weer van te leren.

In Nederland geeft het Instituut voor Briljante Mislukkingen elk jaar een award uit in de zorg, een prijs voor de beste mislukking. Hun motto: lerend vermogen is een teken van kracht.

Albert Einstein zei het al, “Insanity is doing the same thing over en over again.”