Navigeren naar het nieuwe normaal. Hoe doe je dat als team?

Door corona werken veel teams vooral online samen. Online vergaderen vergt een andere aanpak en houding. In dit artikel geven Jantien Martin* en ik je tips over hoe je kunt voorkomen dat teamleden afhaken als het gesprek ingewikkeld wordt.

Nu we zo’n zeven weken in de online modus leven, hebben de meesten van ons een digitale routine in de samenwerking gevonden. We treffen elkaar nu vaker even kort en met gezonde regelmaat in een video call met collega’s. Sommige besprekingen lijken online zelfs effectiever te verlopen. Maar let op: online vergaderen vergt wel een andere houding en ander voorzitterschap.

Luisteren

Online vergaderen vraagt bijvoorbeeld dat je meer luistert en minder reageert op alles wat er gezegd wordt. Dat brengt meer rust en gelijkwaardigheid aan inbreng. Met goed technisch voorzitterschap en etherdiscipline gedijen de meest teams vrij aardig. Zeker als het over bekend terrein. Dat wordt echter lastiger zodra vraagstukken complexer van aard zijn.

Complexe vragen

Als we het hebben over de toekomst bewegen ons op dit moment letterlijk en figuurlijk op onbekend terrein. Wie weet hoe we er volgend jaar voorstaan? Dit zijn onderwerpen die je als team moet minder op de automatische piloot kunt bespreken. Wanneer je nu plannen maakt, is het niet verstandig om verder te lopen op de bekende weg. Het is zoeken naar een nieuw pad, vertrouwde structuur loslaten en uit onze comfortzone moeten stappen.

Stilte

Die zoektocht kost tijd en energie. In de teams die wij begeleiden zien we dat die onzekerheid, gecombineerd met het online vergaderen waarin je meer luistert en minder reageert op alles, ervoor kan zorgen dat professionals zich minder vrij voelen om alles wat in hen opkomt te delen.

Staccato meningen

Voorzitters van vergaderingen hebben daardoor niet genoeg aan puur technisch voorzitterschap. Dat kan namelijk resulteren in het staccato delen van meningen, zonder een discussie of zelfs zonder een eindstation. Het gevaar dreigt dat de een of ander in stilte afhaakt zonder dat dit zichtbaar is.

Nieuw ritme

Wat nu helpt is om samen te vertragen, en plannen en focus te herijken. Zoeken naar wat past bij de nieuwe situatie. Zo kun je samen een nieuw ritme vinden. Het starten met een goede check in is daarbij van toegevoegde waarde. Daardoor heb je gelijk iedereen aan boord. Je maakt tijd om van alle teamleden te horen hoe hij of zij nu in de wedstrijd zit en er is gelijk ruimte voor de verschillen in mening, ideeën en opvattingen.

Navigeren

En dan nog is het lastig om te coördineren tussen en met de verschillen binnen het team. Teamleiders moeten zich extra inspannen om te navigeren op deze dynamiek. Je mist tenslotte de onderlinge interacties, de non-verbale signalen en onbewuste afstemming die je in het oude normaal richting gaven om meer of minder te gaan bijsturen.

Lef tonen

Tenslotte is er lef nodig om ook nu op afstand en in een beperkt visueel systeem irritaties en emoties te bespreken en twijfel op eventuele voorgenomen besluiten of voorstellen expliciet te maken. Echter wanneer je stuurt op openheid voor het goede gesprek op afstand, voelen teamleden zich betrokken.

Marathon

We realiseren ons dat dat veel teams nu een marathon lopen. Maar anders dan bij een gewone marathon weten we nu niet waar de finish is. Dat is een uitdaging die veel eist van ieder individu zelfs van een ervaren hardloper. Het vraagt om het vinden van een gezond ritme zodat je je energie goed kan verdelen. Zodat je ook op afstand in overleggen tot het juiste tempo en intensiteit kan komen. Zo haal je het beste uit jezelf en elkaar.

Kun je hulp gebruiken bij het (online) samenwerken met je team of wil je graag even sparren? Neem gerust contact met me op. Mail naar britta@trainingwithatwist.nl 

*Jantien Martin is teamcoach en partner bij DBR

Samenwerken op afstand? Zorg voor verbinding

Nu we gedwongen zijn om afstand van elkaar te nemen moeten we op zoek gaan naar nieuwe manier om met elkaar in verbinding te staan. Niet alleen met familie en vrienden, maar ook met collega’ s. Online vergaderen is de norm geworden. Dat kan prima, als er aan een belangrijke voorwaarde wordt voldaan: verbinding. Niet alleen de verbinding die het technisch mogelijk maakt om met elkaar te blijven werken. Maar ook: elkaar steunen en ruimte geven aan emoties in deze bijzondere tijd.

Nu investeren in online verbinding betekent ook offline sterker worden als team

Teamleiders die er nu voor kiezen om strak op de inhoud te blijven sturen verliezen uiteindelijk de verbinding met hun team. Online en offline. Want de manier waarop je nu aan relaties bouwt is bepalend voor hoe sterk je staat als team als thuiswerken niet meer nodig is. Als er binnen een team ruimte is om alles wat er speelt te kunnen bespreken komt dat het resultaat ten goede. De kans is groot dat een team zelfs nader tot elkaar komt door deze gezamenlijke ervaring. Daar is wel goed leiderschap voor nodig.

Zonder relatie geen resultaat

Gedwongen thuiswerken is soms lastig. Het is soms best even ongemakkelijk om online met elkaar te communiceren. Voordat je op een goede manier met elkaar aan de slag kunt is het belangrijk dat iedereen de tijd en ruimte krijgt om te wennen aan de nieuwe situatie. Pas als iedereen zich veilig en betrokken voelt kan er goed en prettig worden samengewerkt. Benoem eerst het ongemak, bespreek onzekerheden en uitdagingen en ga dan pas verder met elkaar aan de slag.

Het belang van een goede onderlinge relatie

De laatste twee jaar heb ik scrumteams gecoacht die wereldwijd met elkaar samenwerkten. Wat mij opviel , is hoe belangrijk een gezonde onderlinge relatie is om goed samen te kunnen werken. Op het moment dat vertrouwen ontbrak, nam ook de betrokkenheid af en ontstonden er misverstanden. Hierdoor trokken mensen zich terug en stopte de communicatie. Vanzelfsprekend had dit ook invloed op de resultaten.

Tips om verbinding te krijgen en houden voor werken op afstand

Met een paar simpele tips maak je werken op afstand een stuk prettiger, makkelijker en relaxter. Uiteindelijk gaat het erom hoe jullie samen betekenis en vorm geven aan deze nieuwe werkelijkheid. Hier een aantal suggesties voor een prettige online werkrelatie:

● Start de dag met een korte stand-up. Vraag hoe het met iedereen gaat, waar teamleden mee bezig is en waar hulp bij nodig is. Zo besteed je in online meetings aandacht aan hoe iedereen zich voelt en breng in kaart wat de persoonlijke wensen en zorgen zijn van jouw teamleden.
● Vraag naar de omstandigheden waarin teamleden hun werk doen. Zijn er bijvoorbeeld kinderen thuis die onderwezen moeten worden of is er een familielid ziek?
● Vraag op welke manier jullie elkaar willen steunen
● Moedig mensen aan om vragen te stellen en met nieuwe ideeën te komen. Geef ruimte voor alle perspectieven.
● Toon begrip als het even anders loopt dan je gewend bent. Geef mensen de tijd om fouten te maken en ervan te leren.
● Stimuleer samenhang. Maak het team verantwoordelijk voor elkaars welzijn en welbevinden. Stel vragen als: “ Hoe lossen we dit samen op?
● Oordeel niet te snel. Het is online soms moeilijker om non-verbaal in te schatten hoe iemand erbij zit. Controleer of jouw aannames kloppen en vat samen wat er is besproken: “ Heb ik het goed begrepen dat jij zegt dat….” is een toverzin.

Verwaarloos niet het informele contact tussen teamleden

Minstens zo belangrijk als formeel contact is informeel contact. Het praatje bij het koffiezetapparaat is net zo waardevol als een vergadering. Collega’s komen in een ontspannen sfeer nader tot elkaar en er is even ruimte voor ontspanning. Informeel contact werkt stressverlagend. Gelukkig zijn er prima oplossingen om ook digitaal even te ontspannen met collega’ s. Wat denk je van:

● Een online work-out
● Samen digitaal lunchen. Als je je echte foodies in je team hebt kun je zelfs samen een bepaald recept uitproberen.
● Bedenk een leuke challenge. Wie verschijnt er het grappigst verkleed op Zoom op casual friday?
● Maak een informele Whatsapp groep aan voor de zaken die je anders bij het koffieapparaat deelt
● Speel online samen in een spel
● Haal de Airfryer uit de schuur en zet de bitterballen maar vast klaar: want een vrijmibo kan natuurlijk ook gewoon via Zoom of Google hand-out worden georganiseerd. Motto: bring your own

Hoe zorg jij voor online verbinding met je team? Laat het weten in de comments hieronder en inspireer anderen.

Kun je hulp gebruiken bij het online samenwerken met je team of wil je graag even sparren over? Neem gerust contact met me op. Mail naar britta@trainingwithatwist.nl